Na temelju članka 45. Statuta
Udruge slijepih Istarske županije – Pula (u daljnjem tekstu:
Udruga) Upravni odbor Udruge na svojoj 3. sjednici održanoj dana 23.09.2006.
god. donosi
P R A V I L N I K
O POSLOVANJU S ARHIVSKOM GRAĐOM
UDRUGE SLIJEPIH ISTARSKE ŽUPANIJE
I OPĆE ODREDBE
Članak
1.
Ovim Pravilnikom uređuje se način i
postupak za odabiranje i izlučivanje arhivske građe, a naročito:
-
način odlaganja predmeta
-
redovan rok u kojem se pristupa odabiranju i izlučivanju arhivske građe
-
način formiranja i rada komisije koja priprema i vodi postupak odabiranja i
izlučivanja te uništavanja izlučene građe
-
rokovi čuvanja za pojedine kategorije arhivske građe utvrđene posebnom listom
Članak
2.
Arhivsku građu čine spisi, akti i prilozi,
upisnici, kartoteke, poslovne knjige, planovi, knjigovodstvena dokumentacija,
fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisnici,
dokumenti i slično, primljeni i nastali u radu tijela Udruge.
Članak
3.
Arhivska građa savjesno se čuva od
oštećenja, uništenja i otuđenja u sređenom stanju.
Članak
4.
O arhivskoj građi koja nastaje u radu
tijela Udruge, u smislu Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima, brine se
stručna služba Udruge, a za cjelokupno stanje arhiva odgovorna osoba Udruge.
Članak
5.
Sa
gledišta učestalosti korištenja arhivske građe razlikujemo:
-
aktivnu građu koju čini sav materijal koji se koristi ili se u postupku
upotrebe još dopunjuje,
-
polu-aktivnu građu koju izdvajamo iz aktivnog materijala, a za nju je
karakteristično da je učestalost korištenja smanjena, te da po isteku od tri
godine prelazi u pasivni materijal,
-
pasivnu građu koju čini sav materijal koji se čuva duže razdoblje. Učestalost
korištenja tog materijala je vrlo mala, a čuva se na duže ili trajno
razdoblje radi posebnih poslovnih interesa ili propisa,
-
građu bez vrijednosti čini materijal koji nastaje u radnom procesu kao osnova
za stvaranje potrebnih dokumenata, a nakon određenog razdoblja odnosno
prijenosom informacija u dokument gubi svrhu.
II PRIJEM, OBRADA, ODLAGANJE I ČUVANJE DOKUMENTACIJE
Članak
6.
Rukovanje izvornom (vlastitom) i
primljenom (vanjskom) dokumentacijom - kružni tok spisa, obuhvaća:
- prijem, pregled i razvrstavanje pošte
(službenih spisa, zahtijeva)
- upis prispjele pošte u odgovarajuće
skupne evidencije (knjige)
- administrativno tehnička obrada akata
(izvršenje zadataka)
- povrat riješenog
- upis otpremne pošte adresantima u
odgovarajuće evidencije
- odlaganje predmeta.
Članak
7.
Prijem,
razvrstavanje i otpremu poštanskih pošiljaka vrši odgovorna osoba Udruge, a
za knjigovodstvenu dokumentaciju ovlašteni knjigovođa.
Prispjela
pošta, za razvrstavanje ili otpremu, upisuje se u odgovarajuće evidencije
istog dana kada je preuzeta.
Za
novčanu dokumentaciju i vrijednosne pošiljke vodi se posebna evidencija.
Članak
8.
Izlučivanje
arhivske građe, koja nema dokumentarnu vrijednost vrši stručna komisija, koju
čine tri člana, a imenuje se prema potrebi. Odabir arhivske građe za
izlučivanje vrši se prema posebnoj listi koja sadrži kriterije vrednovanja
građe i rokove čuvanja pojedinih njenih kategorija, a koja je sastavni dio
ovog Pravilnika.
III NAČIN ODLAGANJA PREDMETA
Članak
9.
Riješeni
predmeti stavljaju se u arhiv.
Prije
stavljanja u arhiv, odgovorna osoba je dužna u predmetu kronološkim redom
složiti priloge, provjeriti da li je predmet dovršen, te oštećene omotnice
zamijeniti novima.
IV POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA ARHIVSKE
GRAĐE
A) POKRETANJE POSTUPKA
Članak
10.
Postupak
za izlučivanje iz arhivske građe pokreće odgovorna osoba Udruge.
Članak
11.
Postupak
za odabiranje i izlučivanje arhivske građe provodi se najmanje jedanput
godišnje, a prema posebnoj listi koja je sastavni dio ovog Pravilnika.
Popis
građe sadrži točan naziv svake vrste građe, njezinu starost, odnosno vrijeme
nastanka i količinu građe izraženu brojem fascikala, kutija omota knjiga i
sl.
Za
svaku vrstu građe ukratko se navode razlozi za izlučivanje i uništavanje.
B)
INTERNI ORGAN ZA PRIPREMU I VOĐENJE POSTUPKA
Članak
12.
Pripremu i vođenje
postupka za odabiranje i izlučivanje bezvrijedne arhivske građe provodi
stručna komisija koju imenuje Upravni odbor Udruge.
C) OKONČAVANJE POSTUPKA
Članak
13.
Po završetku postupka
odabiranja, izlučena arhivska građa uništava se pod nadzorom članova stručne
komisije.
Ako se radi o uništenju
izlučene građe što sadrži podatke čijim bi objavljivanjem mogao biti
povrijeđen javni interes ili interes pojedinca, odgovorna osoba Udruge u
sporazumu s komisijom, odredit će prikladan način uništenja građe.
V PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
14.
Troškove odabiranja i
izlučivanja arhivske građe snosi Udruga.
Članak
15.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu
danom donošenja.
Članak
16.
Stupanjem na snagu ovog
Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o poslovanju s registraturnom građom
Udruge slijepih Županije Istarske donijet 23.05.1998. god. na 1. sjednici
Skupštine Udruge.
Predsjednik Udruge:
POSEBNA
LISTA ARHIVSKE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA
=========================================================
S a d r ž a j rok
čuvanja
=========================================================
1. Urudžbeni zapisnik i druge
knjige koje
imaju karakter urudžbenih zapisnika
......................................................... trajno
2. Knjige računa i pomoćne
druge uredske knjige ...................................... trajno
3. Narodne novine i časopisi,
brošure ......................................................... trajno
4. Izvješća o radu, izvješća o fin. poslovanju
.............................................
trajno
5. Opći akti Udruge
.....................................................................................
trajno
6. Sporedni materijali u svezi
s izborom članova raznih organa Udruge, radnih
tijela ukoliko su sačuvani zbirni podaci ...............................................
4 godine
7. Zapisnici o radu tijela
Udruge
................................................................ trajno
8. Tonski zapisi sa sjednica
IO, ako postoji i pismena forma .... do prve naredne
sjednice Skupštine Udruge
9. Odluke, preporuke i
zaključci tijela Udruge ............................................. trajno
10. Odluke o zasnivanju i
prestanku radnog odnosa .................................... trajno
11. Ugovori o djelu .................................................................................
5 godina
12. Zapisnici o primopredaji
dužnosti (ako ne
sadrže popis imovine)
..............................................................................
trajno
13. Matična knjiga zaposlenih
................................................................... trajno
14. Razni dopisi koji
predstavljaju pasivnu građu .................................... 5 godina
15. Odluke o disciplinskoj
odgovornosti djelatnika ....................................... 3 godine
16. Dokumentacija o raspisivanju
i provođenju
natječaja za popunu radnih mjesta
....................................................... 5 godina
17. Ugovori o zakupu poslovnih
prostorija
................................................ trajno
18. Glavna knjiga financijskog
knjigovodstva
..................................................... trajno
19. Obračunski listovi plaća
................................................................... 3
godine
20. Konačni obračuni plaća ........................................................................
trajno
21. Završni račun s
prilozima
.....................................................................
trajno
22. Poslovne knjige analitičkog
knjigovodstva .......................................... trajno
23. Dnevnik financijsko
analitičkog knjigovodstva
............................................ trajno
24. Knjiga osnovnih sredstava
.................................................................... trajno
25. Periodični obračun i
blagajnički izvještaji ......................................... 5 godina
26. Knjigovodstvene isprave na
osnovu kojih se vrši knjiženje ....................... 5 godina
27. Dokumentacija koja služi za obračun
akontacija i naknadu plaća ..... 2 godine
28. Putni računi za službena
putovanja ................................................. 10 godina
29. Knjiga putnih naloga za
motorno vozilo ............................................ 5 godina
30. Elaborati o popisu
sredstava ..................................................................
trajno
31. Dokumentacija o osiguranju
imovine
................................................ 5 godina
32. Inventurne liste
..................................................................................
5 godina
33. Izvodi iz FINE
...................................................................................
3 godine
34. Promet
blagajne
.................................................................................
2 godine
********************************************************************
Predsjednik Udruge:
Zlatko
Kuftić
|
